Procedura uzyskania REGON-u jest różna w zależności od tego, czy REGON jest nadawany osobie fizycznej czy też spółce.
Osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek złożyć wniosek o wpis do rejestru podmiotów gospodarki narodowej (czyli REGON) w ciągu 14 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających wpis w urzędzie statystycznym województwa według siedziby podmiotu.
W przypadku założenia działalności na własne nazwisko wystarczy złożyć w urzędzie gminy/miasta formularz CEIDG-1. Formularz służy również rejestracji w urzędzie statystycznym. Urząd gminy/miasta przesyła urzędowi statystycznemu informacje niezbędne do uzyskania wpisu w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej. I na tym etapie kończy się procedura uzyskania numeru REGON.
Inaczej sytuacja przedstawia się w przypadku spółki cywilnej, ponieważ REGON jest nadawany spółce a nie wspólnikom spółki. W celu uzyskania numeru REGON należy złożyć w urzędzie statystycznym (według siedziby spółki) formularz RG-1 wraz z załącznikiem RG-SC (będącym informacją o wspólnikach spółki cywilnej) oraz załącznikiem RG-RD (gdy zabrakło miejsca na formularzu RG-1 na wpisanie wszystkich rodzajów prowadzonej działalności). Ponadto do wniosku o wpis należy dołączyć umowę spółki cywilnej.
Inna procedura uzyskania numeru REGON występuje w przypadku spółek prawa handlowego niemających osobowości prawnej (np. spółka jawna). Spółka jawna, aby uzyskać numer REGON musi złożyć wniosek o wpis do KRS-u. Wniosek o wpis do KRS-u możemy złożyć papierowo i elektronicznie. W przypadku wyboru papierowej formy złożenia wniosku o wpis do kompletu dokumentów należy dołączyć wniosek o nadanie numeru REGON, oznaczony symbolem RG-1. Po złożeniu dokumentów sąd (w terminie 3 dni roboczych od dnia dokonania wpisu) przesyła wniosek o nadanie numeru REGON do urzędu statystycznego wraz z odpisem postanowienia o wpisie i zaświadczeniem o dokonaniu wpisu. W przypadku wyboru elektronicznej formy złożenia wniosku o wpis podatnik sam musi złożyć w urzędzie statystycznym formularz RG-1 wraz z odpisem postanowienia o wpisie i zaświadczeniem o dokonaniu wpisu.
Wniosek RG-1 może być złożony elektronicznie i opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu poprzez dostępne serwisy GUS (tzw. eREGON). Dokumenty dołączone do wniosku RG-1 również powinny mieć formę dokumentu elektronicznego.
