Do posiadania numeru VAT-UE, poprzedzonego kodem PL, zobowiązani są podatnicy podatku VAT dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych: wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, importu usług od kontrahentów unijnych i eksportu usług na rzecz kontrahentów unijnych.
Podatnicy zwolnieni z VAT-u nie muszą dokonywać rejestracji na potrzeb rozliczania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, jeżeli wartość tej transakcji nie przekroczy 50 000. Jednakże podatnicy zwolnieni z VAT-u świadczący i nabywający usługi są zobowiązani do rejestracji na potrzeby rozliczania transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Art. 97 ust. 1 ustawy o VAT mówi, że podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych, powinni powiadomić Naczelnika Urzędu Skarbowego o zamiarze wykonywania tych czynności. Muszą zatem zarejestrować się jako podatnicy VAT-UE. W celu dokonania rejestracji powinni uzyskać numer VAT-UE. Rejestracji należy dokonać przed zrealizowaniem pierwszej transakcji unijnej. Podatnik otrzyma numer VAT-UE, jeżeli złoży Naczelnikowi Urzędu Skarbowego formularz VAT-R. Po złożeniu formularza Naczelnik dokona rejestracji podmiotu i potwierdzi nadanie numeru VAT-UE na formularzu VAT-5UE. I to jest koniec procedury uzyskiwania numeru VAT-UE.
Warto pamiętać o obowiązku posługiwania się nadanym numerem VAT-UE w transakcjach wewnątrzwspólnotowych, ponieważ jego brak przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów może skutkować zakwestionowaniem przez Urząd Skarbowy zastosowanej stawki 0%.
Warto też wiedzieć, że podatnik dokonujący wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz świadczący usługi na rzecz kontrahentów unijnych jest zobowiązany do składania miesięcznych lub kwartalnych (przy spełnieniu pewnych warunków) informacji podsumowujących.
