Droga do uzyskania NIP-u przez firmę jest różna w zależności od tego, czy firma jest prowadzona na własne nazwisko czy też w formie spółki.
Najprościej jest w przypadku jednoosobowej działalności. Wystarczy złożyć w Urzędzie Gminy lub w Urzędzie Miasta wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Po złożeniu wniosku Urząd Gminy lub Urząd Miasta przesyła do Urzędu Skarbowego informacje niezbędne do nadania NIP-u. Urząd Skarbowy na podstawie otrzymanych informacji nadaje NIP firmie. I na tym koniec procedury.
Sytuacja nieco komplikuje się w przypadku spółki cywilnej, ponieważ NIP musi posiadać spółka cywilna jako odrębny podatnik i wszyscy wspólnicy spółki cywilnej. Wspólnik spółki cywilnej musi złożyć wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, który jest następnie przesyłany do Urzędu Skarbowego. Urząd Skarbowy na podstawie wniosku, będącego jednocześnie zgłoszenie identyfikacyjnym w sprawie nadania NIP-u, nadaje NIP wspólnikowi spółki cywilnej. Ponadto należy złożyć do Urzędu Skarbowego formularz NIP-2 w celu nadania NIP-u samej spółce.
Inna sytuacja ma miejsce w przypadku zawiązania osobowej spółki prawa handlowego (np. spółki jawnej). Spółka ta podlega rejestracji w KRS. W celu uzyskania numeru NIP – u należy złożyć wniosek o wpis do KRS. Wniosek możemy złożyć elektronicznie lub papierowo. W przypadku papierowego zgłoszenia należy dołączyć do kompletu dokumentów formularz NIP-2. Formularz zostaje przekazany przez Sąd do Urzędu Skarbowego w ciągu 3 dni roboczych od dnia dokonania wpisu. Poza formularzem Sąd przekazuje do Urzędu Skarbowego odpis postanowienia o wpisie oraz zaświadczenie o dokonaniu wpisu, a także inne dokumenty przekazane przez przedsiębiorcę z wnioskiem o wpis (m.in. odpis umowy spółki). W przypadku rejestracji elektronicznej w KRS podatnik sam musi przekazać odpowiednie dokumenty do Urzędu Skarbowego (w tym formularz NIP-2). Z kolei wspólnicy osobowej spółki prawa handlowego, aby otrzymać NIP-y, są zobowiązani złożyć do Urzędu Skarbowego formularz NIP-7.
Naczelnik, do którego został skierowany wniosek o nadanie NIP-u, potwierdza jego nadanie. Potwierdzenie nadania NIP-u jest wydawanie nie później niż w terminie 14 dni od dnia wpływu zgłoszenia identyfikacyjnego a w przypadku osób fizycznych rozpoczynających działalność gospodarczą – nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu tego zgłoszenia. Po nadaniu NIP-u Urząd Skarbowy niezwłocznie przekazuje informację o jego nadaniu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub do Krajowego Rejestru Sądowego.
